La signature dématérialisée joue un rôle crucial pour les entreprises, car elle simplifie et sécurise les procédures de signature de documents. Grâce à la dématérialisation, elle assure une validité juridique, tout en améliorant l’efficacité de vos process en supprimant les étapes manuelles. De plus, elle réduit les coûts, facilite l’accessibilité et s’intègre harmonieusement aux outils numériques, contribuant ainsi à une gestion commerciale durable.
La signature électronique avec WaysUp : l’offre E-Sign
1. Le suivi des envois et des demandes de signature électronique
Le module E-Sign proposée par Waysup est conçue pour vous offrir une gestion complète et transparente de tous les événements liés à la signature électronique. Cela commence par le suivi des envois ou des demandes de la e-signature pour l’envoie des devis. Chaque fois qu’une demande est effectuée ou que votre signature est apposée sur un de vos documents, l’événement est enregistré et suivi. Cela vous permet de garder une trace précise de toutes les actions liées à la signature numérique, assurant ainsi une traçabilité complète. Le document peut ainsi passer en statut « validé » dans Sage 100 Gestion Commerciale.
2. Les relances automatiques de la e-signature
La facture dématérialisée propose une fonction de relances automatiques, assurant une gestion proactive du processus de signature. Lorsque celle-ci est requise mais n’est pas reçue dans un délai défini, le système envoi automatiquement une relance. Cette fonctionnalité est essentielle pour éviter tout retard potentiel dû à l’inaction ou à l’oubli de la part des parties concernées. E-Sign garantit ainsi que les processus de signature restent fluides, accélérant les opérations commerciales. Grâce à ces relances automatisées, vous maintenez un flux de travail dynamique et éviter les difficultés dans vos processus de signature des documents.
3. Le suivi de validation de la signature numérique
La signature numérique offre la possibilité de suivre les validations et réceptions de documents signés. Chaque fois qu’un document est signé et validé, l’événement est soigneusement enregistré, ce qui procure une visibilité complète sur l’état de chaque document. Ce suivi vous permet de gérer efficacement les processus liés aux documents, en identifiant rapidement ceux qui ont été traités et ceux qui nécessitent une action supplémentaire. Comme énoncé dans les points précédents, avec cette fonctionnalité e-signature, vous optimisez le flux de travail, améliorez la traçabilité et maintenez une communication transparente avec toutes les parties impliquées dans le processus de signature.
4. Le suivi des problèmes avec E-Sign
En cas d’erreur lors de l’envoi, de la signature ou de la validation d’un document, chaque événement est minutieusement enregistré, permettant une identification et une résolution rapides des problèmes. E-Sign garantit une gestion efficace des erreurs, évitant ainsi les retards et les complications inutiles. De plus, le suivi des documents refusés ou annulés est assuré avec rigueur, en enregistrant chaque événement jusqu’à ce que le statut soit manuellement mis à jour. La signature électronique contribue à maintenir l’intégrité du processus et à assurer un flux de travail fluide et fiable.
5. L'accompagnement de WaysUp vers la facture électronique
Chez Waysup, nous sommes conscients que chaque entreprise a des exigences uniques en matière de signature électronique. C’est pourquoi nous offrons un accompagnement personnalisé à toutes les étapes de votre projet. Notre processus débute par une analyse approfondie de vos besoins, où nous prenons le temps de comprendre vos processus actuels, vos défis et vos objectifs. Cela nous permet de vous proposer une solution de signature dématérialisée parfaitement adaptée à vos besoins spécifiques. Nous proposons également des packs qui permettent de scinder certaines fonctionnalités en fonction des utilisateurs, offrant une plus grande flexibilité. N’hésitez pas à contacter notre équipe afin de profiter d’un accompagnement dans l’optimisation de votre utilisation d’E-Sign.
